Leiderschap En Timemanagement: Besteed Wat Je Besteedt

Dit artikel gaat over: Zakelijk Leiderschap

Een manager die ik kende, werkte zestig uur per week en zei altijd dat hij geen tijd had voor zijn team. Toen we zijn agenda analyseerden, bleek dat hij bijna geen van zijn uren besteedde aan wat echt belangrijk was. Hij was bezig met urgent, maar niet met belangrijk.

Het dagelijkse belang van timemanagement

In elke organisatie zijn er momenten waarop timemanagement het verschil maakt tussen wel of niet slagen. In mijn werk als coördinator zag ik dat regelmatig. Teams die goed waren in timemanagement presteerden beter, waren veerkrachtiger, en hadden meer plezier in hun werk. Teams die dat niet waren, liepen vast, raakten gefrustreerd, en losten problemen niet op maar schoven ze voor zich uit.

Goed leiderschap gaat over bewuste keuzes. De keuze om tijd te besteden aan wat belangrijk is, niet alleen aan wat urgent is. De keuze om te investeren in je team. De keuze om eerlijk te zijn, ook al is de waarheid ongemakkelijk. Deze keuzes lijken klein, maar ze bepalen de cultuur van je organisatie.

Wat timemanagement betekent voor jou als leider

Timemanagement begint niet met technieken of methodes. Het begint met de bereidheid om te veranderen wat niet werkt. In mijn ervaring is dat het moeilijkste onderdeel. We weten vaak best wat er moet veranderen. Maar de bereidheid om die verandering ook werkelijk door te voeren, dat is waar het op strandt.

Wat ik leerde was dat verandering begint met erkenning. Erkennen dat iets niet werkt zoals het zou moeten. Erkennen dat je zelf daar een rol in speelt. Erkennen dat het anders kan. Pas als je dat hebt erkend, kun je werkelijk iets anders gaan doen. Management vraagt om die eerlijkheid, ook naar jezelf.

Praktische stappen voor timemanagement

Geen manager die ooit zei: vandaag ga ik een slechte beslissing nemen. Toch gebeurt het. Hoe komt dat? Omdat we niet altijd doorhebben dat we een beslissing nemen. Veel beslissingen nemen we automatisch, op basis van patronen die we niet eens meer bewust ervaren. Timemanagement betekent dat je die patronen leert herkennen en, waar nodig, doorbreekt.

Een praktische aanpak: stel elke week de vraag of je op koers ligt. Wat ging er goed? Wat kon beter? Wat ga ik volgende week anders doen? Dit hoeft geen lang proces te zijn. Vijf minuten kan genoeg zijn. Maar die momenten van reflectie zorgen ervoor dat je bijstuurt voordat je te ver bent afgeweken. Resultaatgerichtheid is een dagelijkse gewoonte, niet een kwartaalgesprek.

Timemanagement en het grotere plaatje

Wat ik leerde in mijn werk is dat timemanagement nooit op zichzelf staat. Het is altijd verbonden met andere aspecten van leiderschap. Goede communicatie ondersteunt timemanagement. Vertrouwen maakt timemanagement mogelijk. Strategie geeft richting aan timemanagement. Het gaat erom dat je al deze elementen in balans brengt, niet dat je er één tot in de perfectie brengt.

De beste leiders die ik heb gekend waren niet perfect. Ze waren wel bewust. Ze wisten wat ze deden en waarom. Ze kozen hun aanpak op basis van wat de situatie vroeg. Ze leerden van hun fouten en pasten aan. Dat is uiteindelijk wat timemanagement werkelijk inhoudt: niet het bereiken van perfectie, maar het bewust kiezen voor de richting die je wilt gaan.

Timemanagement is een misleidende term. Het suggereert dat tijd te managen is, alsof je uren in een bakje kunt stoppen en kunt opsparen voor later. Maar tijd laat zich niet managen. Je kunt het niet stoppen, vertragen, of opslaan. Wat je wel kunt beinvloeden is hoe je je tijd besteedt. En dat is uiteindelijk een reflectie van wat je werkelijk belangrijk vindt.

Effectief timemanagement begint bij zelfkennis. Waar besteed jij je tijd aan? Waar zou je je tijd aan willen besteden? Wat is het verschil tussen die twee? Vaak blijkt dat we tijd besteden aan dingen die ons afleiden van wat echt belangrijk is. Vergaderingen die niets opleveren. Mailtjes die niet urgent zijn. Taken die we leuk vinden maar niet belangrijk. De eerste stap naar beter timemanagement is dit verschil onder ogen zien. Niet om jezelf te veroordelen, maar om bewuste keuzes te kunnen maken over waar je tijd voortaan naartoe gaat.

Prioriteiten stellen is levensmanagement

Timemanagement is in de kern prioriteitenmanagement. Niet hoeveel uur je werkt, maar wat je met die uren doet. De meeste mensen denken dat hun probleem is dat ze te veel werken. In werkelijkheid is hun probleem vaak dat ze de verkeerde dingen doen. Ze zijn druk bezig met urgent maar niet met belangrijk, met het beantwoorden van mailtjes in plaats van met het voeren van strategische gesprekken, met het oplossen van problemen in plaats van met het creëren van mogelijkheden.

De eerste stap naar beter timemanagement is het zien van dit onderscheid. Urgent zijn taken die nu aandacht vragen. Belangrijk zijn takenen die bijdragen aan je langetermijndoelen. Vaak zijn urgente taken niet belangrijk, en belangrijke taken zijn niet urgent. De kunst is om tijd te beschermen voor het belangrijke, ook al is het niet urgent, ook al zijn er altijd wel urgentere dingen die om aandacht vragen.

Effectief timemanagement vereist regelmatige reflectie. Waar ging mijn tijd naartoe? Was dat waar ik mijn tijd aan wilde besteden? Wat ga ik komende week anders doen? Deze vragen hoeven niet veel tijd te kosten, maar ze moeten wel worden gesteld. Zonder reflectie varen we blind, reageren we alleen maar op wat er op ons afkomt, in plaats van bewust te sturen op wat we willen bereiken.

Timemanagement is uiteindelijk zelfmanagement. Het gaat over je eigen discipline, je eigen gewoontes, je eigen keuzes. Je kunt geen controle uitoefenen over tijd, maar wel over hoe je het besteedt. Deze verantwoordelijkheid nemen voor je eigen tijd is een teken van professionele volwassenheid.

Bronnen bij dit artikel:
Kotter, J. (1996). Leading Change. Harvard Business School Press.
Collins, J. (2001). Good to Great. Harper Business.

De inhoud van deze blog is gebaseerd op onderzoek en praktijkervaring. Genoemde bronnen worden aangehaald als inspiratiebron of illustratie. Alle niet-gemarkeerde inhoud vertegenwoordigt de visie en ervaring van Sertel Ortac.

Dit artikel valt onder: Zakelijk Leiderschap