Je bent aan het werk. Je bent geconcentreerd aan het typen van een lastige email. En dan — notification. Je pakt je telefoon. Even kijken. Na tien minuten ben je terug bij je email. Maar je moet weer opnieuw beginnen. Niet omdat je bent vergeten waar je was — maar omdat je brein tijd nodig heeft om weer in de staat te komen waarin het was. Dit is task switching cost.
Task switching cost is de tijdelijke periode waarin je prestatie verminderd is na het wisselen tussen taken. En die periode is niet triviaal — onderzoek van Gloria Mark aan de University of California Irvine toonde aan dat het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden duurt om volledig terug te keren naar een taak nadat je bent onderbroken.
Wat er gebeurt in je brein
Wanneer je je richt op een taak, wordt een set neuronen in je brein geactiveerd. Die neuronen vormen een netwerk dat alles bevat wat je voor die taak nodig hebt — de informatie, de context, de strategie. Dit netwerk noemen we het working memory — het werkgeheugen dat je in staat stelt om tijdelijk informatie vast te houden en te manipuleren.
Als je wisselt naar een andere taak, dan activeer je een ander netwerk. Maar — en dit is het cruciale deel — het eerste netwerk wordt niet volledig gedeactiveerd. Het blijft op de achtergrond actief, als een soort “open tab” in je brein. En die open tab kost capaciteit. Je brein kan niet beide netwerken volledig actief houden — er is interferentie, er is ruis.
Psychologen noemen dit de Zeigarnik-effect: onafgemaakte taken blijven actief in het werkgeheugen. En die open taken zijn niet alleen een bron van informatievervuiling — ze zijn ook een bron van stress. Het brein blijft maar aan die taken denken, ook als je allang ergens anders mee bezig bent. Taken die af zijn, zijn weggesloten. Taken die onaf zijn, blijven door je hoofd spoken.
De kosten van multitasking
Multitasking — het schijnbaar gelijktijdig uitvoeren van meerdere taken — is eigenlijk snel schakelen tussen taken. En dat schakelen heeft een prijs. Onderzoek van Joshua Rubinstein en Jeffrey Evans van de University of Michigan toonde aan dat het schakelen tussen taken de productiviteit met wel 40% kan verminderen, vergeleken met het serieel uitvoeren van dezelfde taken.
Die 40% is niet het gevolg van de onderbreking zelf — het is het gevolg van wat daarna komt: de tijd die het kost om weer op te starten. En die kosten zijn het hoogst voor taken die veel working memory vragen — complexe taken, creatieve taken, taken waarbij je veel informatie in je hoofd moet houden. Voor routinematige taken zijn de switching costs lager — je kunt makkelijker schakelen omdat minder context nodig is.
Bovendien is er een kwalitatief effect: naarmate je meer schakelt, wordt je werk oppervlakkiger. Je neemt minder diepgaand waar, je maakt meer fouten, je oplossingen zijn minder creatief. Dit komt omdat je niet meer de diepte in kunt met een taak — je wordt gedwongen tot de oppervlakte omdat er altijd wel iets is dat je aandacht komt opeisen.
Waarom notificaties bijzonder destructief zijn
Notificaties zijn een specifieke vorm van task switching — en een bijzonder destructieve. Waar task switching normaal gesproken een keuze is — je besluit zelf om naar iets anders te kijken — zijn notificaties extern opgelegd. Ze forceert je brein om te schakelen, ongeacht of je er klaar voor bent.
En het ergste: notificaties zijn vaak voor taken die niet urgent zijn. De email die binnenkomt terwijl je aan het schrijven bent — is die echt urgent? De app-notificatie — is die echt belangrijk? In de meeste gevallen: nee. Maar je brein schakelt er toch naartoe, met alle kosten van dien.
Onderzoek van Gloria Mark toonde aan dat mensen die hun notificaties uitschakelden, significant minder onderbrekingen ervoeren en hun taken sneller konden afronden. En interessante bevinding: deelnemers die minder onderbrekingen ervoeren, zeiden achteraf niet het gevoel te hebben dat ze iets hadden gemist. Ze wisten niet hoeveel onnodige informatie ze normaal kregen — totdat het weg was.
Minimale onderbrekingen, maximale focus
De meest effectieve strategie is het creëren van focus-blokken — periodes waarin je volledig onbereikbaar bent. Niet “ik probeer me te concentreren” — maar “ik ben onbereikbaar voor de komende twee uur.” Dit gaat niet over het negeren van mensen — het gaat over het plannen van geblokkeerde tijd waarin echte werk kan plaatsvinden.
Wat hierbij helpt is het aankondigen van je focus-tijd aan anderen. Als collega’s weten dat je ’s ochtends niet beschikbaar bent voor vragen, dan zullen ze minder vaak storen. En als ze dat wel doen, dan is het boundary duidelijk: “Ik ben ’s ochtends bezig, ik kom aan het einde van de dag bij je terug.”
Daarnaast helpt het om je werk te plannen met de switching costs in gedachte. Als je weet dat je na elke focusperiode tijd nodig hebt om te schakelen, dan kun je daarmee rekening houden. Wissel geconcentreerde blokken van 90-120 minuten af met korte pauzes van 10-15 minuten. Die pauzes zijn niet luiheid — ze zijn onderdeel van het werk, omdat ze je brein de tijd geven om te verwerken en te herstellen.
Het verminderen van background load
Naast het actief schakelen tussen taken, is er ook zoiets als background load — het gewicht van onafgemaakte taken dat op de achtergrond meeloopt. En dat gewicht is groter dan je zou denken. Onderzoek van Sophie Leroy van de University of Washington toonde dat werknemers die met hun hoofd al bij een volgende taak zaten terwijl ze aan hun huidige taak werkten, slechter presteerden op beide.
Wat helpt is om taken zo veel mogelijk af te ronden. Niet de perfecte afwerking — maar genoeg dat het niet meer in je hoofd hoeft te blijven. Schrijf op waar je bent gebleven. Maak een volgende stap expliciet. Als je weet wat de volgende actie is, dan kun je de taak “loslaten” — in ieder geval voorlopig.
En behandel nieuwe ideeën die opkomen als “later”. Heb een notitieboekje of een inbox voor inputs die niet direct urgent zijn. Zodra je ze hebt opgeschreven, kun je ze uit je hoofd laten — ze staan ergens, je zult ze niet vergeten. En daarmee neemt de background load af, en de capaciteit voor focus toe.
Uiteindelijk is task switching cost een van de stille vermogensvreters van de moderne kenniswerk-omgeving. Niemand die het benoemt, iedereen die het ervaart. De oplossing is niet meer discipline — het is het structureren van je omgeving en je werk zodat de kosten van schakelen minimaal zijn. En dat begint met het begrijpen wat de kosten zijn, en waar ze vandaan komen.
De inhoud van deze blog is gebaseerd op onderzoek, praktijkervaring en persoonlijke inzichten. Genoemde auteurs en onderzoeken worden aangehaald als inspiratiebron of illustratie. Alle niet-gemarkeerde inhoud vertegenwoordigt de visie en ervaring van Sertel Ortac.
Dit artikel valt onder: Brein & Veerkracht > Concentratie & Focus
Vond je dit nuttig? Volg me op LinkedIn voor meer inzichten.
Volg op LinkedIn