Informele leiders: wie het team echt bestuurt

Je komt een team binnen. Officieel heb je te maken met een teamleider: de persoon met de titel, de bevoegdheid, het budget. Maar als je een paar weken hebt gewerkt, zie je dat de eigenlijke beslissingen elders worden genomen. Misschien is het de administratief medewerker die iedereen kent en weet wat er speelt. Misschien is het de oudste in dienst die het team kent als geen ander. Of de persoon die altijd net even langer blijft praten na vergaderingen.

Dit zijn informele leiders: mensen die geen formele macht hebben, maar wel degelijk het team sturen. En vaak zijn het niet de mensen die je verwacht.

Dit artikel gaat over: Teams & Organisatie

Het verschil tussen formele en informele macht

Formele macht komt van de organisatie: de rol, de titel, de bevoegdheid. Informele macht komt van de groep: vertrouwen, kennis, relaties, loyaliteit. Informele leiders hebben geen budget om te tekenen, maar ze hebben wel invloed op hoe beslissingen worden genomen, hoe informatie zich verspreidt, en hoe nieuwe teamleden worden ontvangen.

In elk team waar ik heb gewerkt, waren er informele leiders aanwezig. Soms waren ze zichtbaar, soms waren ze dat niet. De teamleider die dacht dat hij het team aanstuurde, ontdekte soms maanden later dat de echte beslissingen via een andere route liepen. Dit is geen fout van de formele leider, het is de aard van hoe groepen werken.

Wat ik heb geleerd is dat informele leiders niet per se slecht zijn voor een organisatie. Soms zijn het de verbindende schakels die ervoor zorgen dat informatie niet vastloopt in hierarchieen. Soms zijn het degenen die new comers helpen om te integreren. Soms zijn het de bewakers van de teamcultuur. Maar soms zijn het ook de mensen die verandering tegenhouden of die hun positie gebruiken voor eigen gewin.

Hoe informele leiders herkennen in je team

Er zijn een paar signalen die informele leiderschap verraden. Het eerste is reactie: wie wordt er geraadpleegd voordat beslissingen worden genomen, ook al heeft die persoon geen formele rol? Het tweede is informatiestroom: van wie gaat informatie uit die door het hele team wordt opgepikt? Het derde is conflict: wie wordt ingeschakeld wanneer er spanning is in het team, ook al is dat niet hun taak?

Wie deze signalen leert herkennen, krijgt een completer beeld van hoe zijn team werkt. Dit is niet meteen een probleem om op te lossen. Het is eerder een instrument: als je weet wie de informele leiders zijn, kun je ze betrekken bij veranderingen, hun invloed gebruiken voor wat je wilt bereiken, en rekening houden met hun perspectief.

Maar er is ook een schaduwkant. Informele leiders die tegen een verandering zijn, kunnen die verandering effectief blokkeren, ook al heeft de formele leider ertoe besloten. Dit is frustrerend voor formele leiders, maar het is ook een teken dat de verandering mogelijk niet goed is onderbouwd of niet goed is gecommuniceerd. Wanneer informele leiders een beslissing actief ondermijnen, is de vraag niet hoe je die te stoppen, maar waarom het team er niet achter staat.

Informele leiders betrekken bij verandering

De slimme aanpak met informele leiders is ze zo vroeg mogelijk te betrekken bij veranderingen. Niet als formaliteit, maar als serieuze gesprekspartners. Wie een verandering wil doorvoeren en de informele leiders buitensluit, kan rekenen op stil verzet. Wie ze meekrijgt, heeft een onzichtbare maar krachtige bondgenoot.

Dit betekent niet dat je als formele leider je autoriteit moet opgeven. Het betekent dat je slim gebruikmaakt van de sociale architectuur van je team. De formele macht geeft je de bevoegdheid om beslissingen te nemen. De informele macht geeft je de mogelijkheid om die beslissingen te laten landen.

In de praktijk betekent dit dat ik als leider expliciet tijd investeer in het kennen van de informele structuur. Wie zijn de mensen die door collega’s worden geraadpleegd? Wie heeft het overzicht over wat er echt speelt? Wie wordt gemist als ze er niet zijn? Dit zijn de informele leiders, en ze verdienen aandacht niet omdat ze moeilijk zijn, maar omdat ze waardevol zijn.

Wanneer informele leiders een probleem worden

Er zijn situaties waarin informele leiders een obstakel zijn voor wat een organisatie nodig heeft. Dit gebeurt wanneer informele macht wordt gebruikt om de formele macht te ondermijnen, wanneer informele leiders hun positie gebruiken om verandering te blokkeren die wel nodig is, of wanneer de informele structuur zo sterk is dat de formele leider feitelijk machteloos is.

In zulke gevallen is de vraag niet hoe je de informele leider buitenspeelt, maar hoe je de onderliggende spanning oplost. Waarom steunt het team de verandering niet? Wat is er mis met de communicatie, de timing, of de onderbouwing? Informele leiders zijn vaak een spiegel van problemen die anders niet worden gezien.

Wat ik heb gemerkt is dat leiders die hun informele leiders proberen te omzeilen of uit te schakelen, vaak verliezen. De informele structuur is sterker dan de formele structuur als het om sociale invloed gaat. De oplossing is ofwel de informele leider meekrijgen, ofwel de onderliggende reden voor hun verzet wegnemen.

Er is ook een machtscomponent aan informele leiderschap die regelmatig wordt onderschat. Informele leiders hebben niet de formele bevoegdheid om beslissingen te nemen, maar ze hebben wel de mogelijkheid om beslissingen te blokkeren of te vertragen. Dit gebeurt niet altijd bewust. Soms is het simpelweg dat informele leiders niet worden meegenomen in veranderingen, waardoor ze onbewust tegenwerken omdat ze niet begrijpen waarom iets moet veranderen.

In mijn eigen werk heb ik geleerd om altijd de informele structuur in kaart te brengen voordat ik grote veranderingen doorvoer. Dit betekent niet dat ik vraag wie de informele leider is, want dat is vaak niet een simpele vraag. Het betekent dat ik observeer wie er wordt geraadpleegd, wie er wordt overgeslagen, en wie er invloed heeft op de sfeer in het team. Die observaties zijn vaak betrouwbaarder dan wat mensen zeggen over hun eigen positie.

Wat ik ook heb gemerkt is dat informele leiderschap niet statisch is. Wie vandaag informele macht heeft, kan dat morgen verliezen. En wie vandaag geen formele positie heeft, kan morgen een informele leider worden. Dit betekent dat het managen van informele structuren een doorlopend proces is, niet een eenmalige interventie. De leider die dit begrijpt, is beter toegerust om met verandering om te gaan dan de leider die alleen naar de formele organisatietekening kijkt.

Dit artikel valt onder: Teams & Organisatie

Bronnen bij dit artikel:
Krackhardt, D. & Hanson, J. (1993). Informal networks: the company behind the chart. Harvard Business Review, 71(4), 104-111.
Cross, R. & Parker, A. (2004). The Hidden Power of Social Networks. Harvard Business School Press.

Gerelateerde blogs: Teamdynamiek: hoe groepen onbewust organiseren | Leiderschap zonder titel: invloed hebben zonder macht | Zakelijk Leiderschap

Dit artikel valt onder: Teams & Organisatie

De inhoud van deze blog is gebaseerd op onderzoek, praktijkervaring en persoonlijke inzichten. Genoemde auteurs en onderzoeken worden aangehaald als inspiratiebron of illustratie. Alle niet-gemarkeerde inhoud vertegenwoordigt de visie en ervaring van Sertel Ortac.