Task switching: waarom switchen tussen taken je meer energie kost dan je denkt

Dit artikel gaat over: Concentratie & Focus

Ik had een vergadering. Maar tijdens die vergadering moest ik ook een mail beantwoorden. En ik checkte mijn telefoon. En toen de vergadering afgelopen was, moest ik weer iets anders doen. Aan het einde van de dag was ik uitgeput. Maar wat had ik eigenlijk gedaan?

Lees ook: meer over dit onderwerp

Gerelateerd: dit artikel zet het in perspectief

Dit is task switching: het constante heen en weer schakelen tussen verschillende taken. En het kost je meer dan je denkt.

De definition van switchen

Task switching is het proces waarbij je je aandacht verplaatst van de ene taak naar de andere. Het klinkt onschuldig, maar hersenonderzoek toont aan dat elke switch een meetbare tol eist van je cognitieve systeem.

De term werd gepopulariseerd door Joshua Rubinstein en anderen, die in 2008 een studie publiceerden in het Journal of Experimental Psychology. Zij maten de tijdsduur van verschillende taken bij proefpersonen. Wat bleek: de tijd die nodig was om taak A te verlaten en taak B te starten was significant langer dan de tijd om twee identieke taken achter elkaar te doen.

Met andere woorden: als je eerst een administratieve taak doet en daarna een vergelijkbare administratieve taak, ben je sneller dan wanneer je eerst administratie doet en daarna een vergadering. De cognitieve omschakeling kost tijd.

Wat switchen kost

Gloria Mark, onderzoeker aan de University of California Irvine, bestudeerde kantoormedewerkers en ontdekte dat het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden duurt om weer volledig op te raken in een taak nadat je bent onderbroken. Dit is het residu van switchen: de tijd die verloren gaat aan het herstellen van je focus.

Maar het gaat verder dan tijd. De studies tonen aan dat switchen tussen taken niet alleen tijd kost, maar ook mentale energie. Hoe vaker je switcht, hoe meer je cognitieve reserves worden uitgeput. Dit is de reden waarom een dag vol meetings en interrupts vermoeiender kan zijn dan een dag fysiek hard werken.

In mijn werk als coördinator ben ik constant aan het schakelen. Ik zit in overleg met gemeenten, dan met het COA, dan met bewoners, dan met mijn team. Elk van deze contexten vraagt iets anders van mij. En tussen elke conversatie moet ik omschakelen. Aan het einde van zo’n dag voel ik me leeg, ook al heb ik niet fysiek zware arbeid verricht.

Multitasken is een illusie

Veel mensen denken dat ze kunnen multitasken. Ze menen dat ze meerdere dingen tegelijk kunnen doen zonder kwaliteitsverlies. Maar hersenonderzoek weerlegt dit definitief.

Wanneer je beweert te multitasken, wat je eigenlijk doet is snel switchen tussen taken. Je brein kan niet werkelijk twee dingen tegelijk doen. In plaats daarvan wisselt het razendsnel tussen beide taken, waarbij het telkens een klein beetje capaciteit verliest aan de switch zelf.

Studies tonen aan dat multitasken de efficiëntie kan verminderen met wel veertig procent. Dit betekent dat als je denkt dat je door te multitasken veertig procent meer werk verricht, je in werkelijkheid minder dan de helft produceert van wat je zou kunnen produceren als je je op een ding zou concentreren.

Ik merk dit in mijn eigen werk. Wanneer ik een complex rapport schrijf en ik houd mijn mailbox open, kost dat me extra inspanning. Niet omdat de mail zelf zoveel tijd kost, maar omdat elke keer dat ik even naar de inbox kijk, mijn brein moet omschakelen. En die omschakelingen tellen op.

De vermoeidheid van switchen

Het menselijk brein is niet ontworpen voor het constante switchen tussen taken. Onze voorouders hadden te maken met uitdagingen die volledige aandacht vroegen — jagen, verzamelen, vluchten voor roofdieren. Taken die onze volledige focus nodig hadden en die werden afgewisseld met periodes van rust.

Moderne kenniswerkers-switchen echter honderden keren per dag. Elke switch vraagt om een andere set cognitieve vaardigheden, een andere mindset, andere informatie. Dit constant wisselen put uit.

De prefrontale cortex speelt een centrale rol bij taakswitching. Dit deel van de hersenen is verantwoordelijk voor executieve functies — plannen, besluitvorming, focus. Maar deze functies zijn eindig. Naarmate de dag vordert en je meer switcht, raakt de prefrontale cortex uitgeput. Dit is waarom beslissingen aan het einde van de dag vaak slechter zijn dan aan het begin.

Kosten voor organisaties

Task switching is niet alleen een individueel probleem. Het heeft ook consequenties voor hoe organisaties functioneren. Vergaderingen, for instance, zijn natuurlijke onderbrekingen van diep werk. Elke vergadering breekt de focus op wat eraan voorafging en wat erna komt.

In de opvangcoördinatie where we work with many different partners, switching between systems and contexts is part of the job. But I’ve seen how much energy it costs. Teams that are forced to switch constantly between different tasks and systems are more exhausted than teams that can focus on one thing at a time.

De kosten zijn niet alleen individu. Ze zijn systemisch. Organisaties die hun medewerkers constant laten switchen betalen een verborgen prijs in verminderde productiviteit, meer fouten, en hogere uitval.

Oplossingen voor switchen

De eerste stap is bewustwording. Als je je niet realiseert hoeveel je switcht, kun je er niets aan doen. Maar er zijn strategieën die helpen:

Batch je taken. In plaats van gedurende de dag verspreid je e-mails te checken, doe het twee of drie keer per dag op vast tijdstippen. In plaats van de hele dag door vergaderingen te hebben, bundel ze in een blok.

Creëer focus-blokken. Plan in je agenda specifieke blokken waarin je ongestoord aan een taak werkt. Communiceer naar anderen dat je in deze blokken niet beschikbaar bent voor vergaderingen of interrupts.

Beperk het aantal openstaande projecten. Elke openstaand project in je hoofd is een potentiële switch. Als je aan tien dingen tegelijk werkt, dan is elke keer dat je tussen projecten schakelt een cognitieve onderbreking.

Beheer je omgeving. Je telefoon uitzetten tijdens werk, e-mail notificaties uitschakelen, een opgeruimd bureau — dit alles helpt.

Herstel van switch vermoeidheid

Zoals eerder gezegd, kost het herstel van een switch gemiddeld meer dan twintig minuten. Dit betekent dat als je elk half uur wordt onderbroken, je nooit echt diep kunt focussen. Je leeft in een constant staat van half-opgewerkt-zijn.

Om hiermee om te gaan, some strategieën zijn beter dan others. Een techniek die voor mij werkt is het expliciet maken van waar ik mee bezig was voordat ik werd onderbroken. Een korte notitie — wat was ik aan het doen, waar was ik gebleven, wat was mijn volgende stap — helpt om het sneller terug te halen als je terugkomt.

Een andere useful strategie is het afsluiten van taken volledig voordat je iets anders begint. Dit betekent niet per se dat een taak af moet zijn — het betekent dat je een heldere grens trekt: ik ben hiermee bezig tot dit punt, en dan ga ik naar iets anders. Dit geeft je brein een gevoel van afronding, ook al is het arbitrair.

Diep werk als toekomst

Cal Newport schreef het boek Deep Work, over het belang van ongestoord focussen in een wereld vol afleiding. Zijn kernboodschap: diep werk — werken in een staat van volledige concentratie zonder afleiding — wordt steeds waardevoller omdat het steeds zeldzamer wordt.

Wie in staat is om langdurig te focussen, zal betere resultaten behalen dan wie constant aan het switchen is. Dit is niet een kwestie van discipline of motivatie — het is een structuur-keuze. Je kunt je omgeving zo inrichten dat diep werk mogelijk is, of je kunt je omgeving zo inrichten dat constant switchen de norm wordt.

In mijn eigen werk merk ik dat de dagen waarop ik gefocust kan werken — echt gefocust, zonder interrupts — de meest effectieve zijn. Maar die dagen zijn zeldzaam. De realiteit is dat veel van mijn werk uit interrupts bestaat. Dus het gaat er niet om alle interrupts te elimineren — dat is niet realistisch. Het gaat erom het aantal te beperken waar mogelijk, en te accepteren dat de rest van je werk onderbroken zal worden.

Task switching is niet te voorkomen in modern werk. Maar door bewust te zijn van de kosten, en door strategieën te gebruiken die de impact verminderen, kun je de schade beperken. Je brein zal je dankbaar zijn.

Dit artikel valt onder: Concentratie & Focus

Tot slot

Besluitvorming is een van de meest fundamentele vaardigheden als leider. En het begint bij het begrijpen van hoe je brein werkt – inclusief de rol van slaap. Door te investeren in je slaap, investeer je in betere beslissingen, in meer veerkracht, in een helderder hoofd. En dat is uiteindelijk wat goed leiderschap vraagt.

Bronnen bij dit artikel:
Rubinstein, J.S., Meyer, D.E., & Evans, J.E. (2001). Executive control of cognitive processes in task switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27(4), 763-797.

Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems, 107-110.

De inhoud van deze blog is gebaseerd op onderzoek, praktijkervaring en persoonlijke inzichten. Genoemde auteurs en onderzoeken worden aangehaald als inspiratiebron of illustratie. Alle niet-gemarkeerde inhoud vertegenwoordigt de visie en ervaring van Sertel Ortac.